吕梁学院招生就业处

                                     吕院招就函【2022】11号

吕梁学院关于做好2022级新生建档工作的通知

各教学系（部）：

为做好2022级新生建档工作，根据《吕梁学院学生档案管理办法（试行）》，现将2022级新生建档工作有关事项通知如下：

一、2022级新生建档时间及要求

10月20日—11月10日，学生归档材料要遵循实事求是、有效齐全的原则，根据新生入学资格复查结果，对取得学籍资格的2022级新生建立档案。

二、归档材料收集及整理

（一）归档材料

1.普通高考考生：包括普通高考生的高考考试档案（电子打印档案和部分学生邮寄档案）和高中时的学生档案。

2.对口升学考生：包括对口升学考试档案（电子打印档案和部分学生加分或奖励档案）和职业中专或职业高中时的学生档案。

3.专升本考生：包括专升本考试档案（电子打印档案和部分学生加分或奖励档案）和专科学校毕业生档案。

（二）档案材料收集

1.考生考试档案（普通高考考试档案，对口升学考试档案，专升本考试档案）：由招生就业处将电子档案（三页纸）打印、加盖“吕梁学院招生就业专用章”后移交给各教学系（部）分别归入本人档案。

2.新生自带纸介质档案，即普通高考考生的高中纸介质档案、对口升学考生的职业中专或职业高中纸介质档案、专升本考生专科时毕业生纸介质档案，教学系（部）向学生收取后归入本人档案。

3.部分外省籍普通高考纸介质档案转递至招生就业处的，已由招生就业处整理、核实后由系分管学生档案工作的领导或档案专员到招生就业处统一签字领取。部分外省籍普通高考纸介质档案自带的（当地招办密封），教学系（部）向学生收取后归入本人档案。

4.部分专升本和对口考生的学生加分或奖励纸介质档案，已由招生就业处整理、核实后由系分管学生档案工作的领导或档案专员到招生就业处统一签字领取归入本人档案。

（三）归档材料均须原件或有效材料，且材料要齐全，不可漏项。学生归档材料不齐全，教学系（部）要督促学生尽快与生源地所在招办、原就读学校联系，并限期交回教学系（部）及时归档。

三、建档与移交要求

1.各教学系（部）将各类考生的档案材料收齐后，按照《吕梁学院学生档案管理办法（试行）》的要求，参照附件1、2、3材料要求逐一整理，为取得学籍的每位新生建立档案。

2.档案袋由招生就业处统一提供，档案袋封面基本信息填写须与高考信息一致，籍贯为学生高考前户籍所在省、市、县（区）。袋内材料件数须在档案袋封面目录中写清。

3.全部新生建档后，按班、学号依序整理，并分别附《档案登记表》（学生档案移交清单，附件1、2、3）名单一份，一并以系为单位于2022年11月20日前统一移交学校综合档案室保管，另打印《档案登记表》(学生档案移交清单，附件1、2、3、4)一式三份系、档案室、招生就业处签字后各自保留一份存档。

4.2021级保留入学资格的学生（不包括入伍新生）、复学学生（退役后复学学生和休学期满复学学生）跟班建档一并移交。退役复学学生档案材料还包括入伍档案、退役档案材料。

5.在新生档案移交档案室完毕后，请各教学系（部）将招生就业处下发的未报到学生的纸质化档案（三页纸）退回招生就业处。

附件:

1.吕梁学院2022级普通高考考生档案登记表（学生档案移交清单）

2.吕梁学院2022级对口升学考生档案登记表（学生档案移交清单）

3.吕梁学院2022级专升本考生档案登记表（学生档案移交清单）

4.吕梁学院2022级学生档案移交汇总表

吕梁学院招生就业处

2022年10月15日